한국국제교류재단 KF

목적외이용 제3자 제공 절차서

총칙

목적

「개인정보보호법」의 제정으로 개인정보에 대한 관리 책임이 강화됨에 따라, 한국국제교류재단이 수집·보유하고 있는 개인정보를 외부기관에 제공시 기준, 범위, 내용 등에 대한 판단기준을 명확히 하여 개인정보에 관한 권리와 이익을 보호하고 관련 업무처리의 원활한 수행을 도모하기 위함.

다른 규정 등과의 관계

외부기관 개인정보자료 제공 등에 관하여 다른 법령, 규정에서 특별히 정한 것을 제외하고는 이 지침에 의함.

용어의 정의

“보유부서”라 함은 소관업무 관련하여 개인정보를 수집·보유·관리하는 부서를 말함.
“제3자”라 함은 정보주체 이외의 자연인, 법인 및 그 밖의 자를 말함.
“개인정보 제공”이란 한국국제교류재단이 보유하고 있는 개인정보를 제3자에게 저장매체(USB 등)를 통하여 제공하거나, 개인정보가 수록된 출력물의 이전, 네트워크 전송, 개인정보 공유 등 개인정보의 이전 또는 공동이용 상태에 이르는 모든 행위를 말함.

제공기준

기본원칙

자료제공 판단기준

목적의 정당성 : 어떠한 목적을 위하여 개인정보가 필요한지
수단의 적정성 : 개인정보를 제공함으로써 공익목적을 달성할 수 있는지
피해의 최소성 : 목적 달성을 위한 필요 최소한의 정보는 어느 수준인지
법익의 균형성 : 제공에 따른 이익이 정보주체가 받을 수 있는 예상피해와 비교하여 우월하다고 할 수 있는지

목적, 수단, 피해, 법익을 종합적으로 검토하여 필요 최소한의 범위 내 제공

요청 기관의 적격 여부 확인

요청 기관의 개별법에 자료요청의 근거조항이 구체적으로 명시된 경우 제공 가능함.
요청 기관의 개별법에 자료요청 근거법이 없는 경우 정보 주체의 동의가 있었는지 여부 등 예외적 제공가능 사항에 해당되는지 확인한 후 제공 여부를 결정하여야 함.

제공항목 판단

한국국제교류재단이 수집한 정보여부 확인
한국국제교류재단이 직접 수집·생산한 정보가 아닌 경우는 자료 제공이 불가능함
(단, 정보주체의 동의가 있는 경우 제공가능).
요청 목적에 부합하는 최소 항목만 제공(개인정보 최소 제공 원칙)
민감정보는 법령(법률, 시행령, 시행규칙)에 민감정보의 처리를 요구(허용)하도록 규정되어 있는 경우 제공

업무처리 기준

제공여부 업무처리 기준

요청절차의 적정성 확인

문서접수
- 개인정보 제공 요청은 요청 기관의 장으로부터 공문서로 접수함.
- 문서는 전자문서 접수를 원칙으로 함.
  우편 또는 팩스 등 오프라인으로 접수한 경우 원본서류 스캔하여 전자결재 득한 후 처리함.
- 제공요청 문서 접수 시 필수 사항을 반드시 확인해야야 함.
  - 법적근거(정보주체의 동의를 받은 경우 동의여부확인)
  - 이용목적
  - 개인정보 항목
  - 이용기간
신청인(기관) 확인
- 전자문서: 신청인 확인 절차 생략
- 내방: 신분증 확인 및 해당 기관 근무여부 확인
- 팩스, 우편: 신분증 사본 접수 및 해당 근무여부 확인

자료제공여부 및 범위 판단

다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
- 자료제공 근거법 유무 확인
  - 요청 기관의 개별법에 이용기관, 이용목적, 이용하는 개인정보의 항목 등을 구체적으로 명시한 특별한 규정이 있는 경우
- 요청목적의 적정여부 확인
  - 개별 법령에서 정한 이용 목적 및 요청 항목과 목적이 부합하지 않는 경우 제공 불가
정보주체의 동의를 받아 제공하는 경우
- 「개인정보보호법」제18조 제3항에 따른 의무사항 반드시 준수
  - 우리재단에서 정보주체의 동의를 받아 제공하는 경우에는 정보주체에게 제공받는 자, 이용목적, 이용기간 등 법 제18조 제3항에 따른 필수 고지사항을 알려주어야 함
  - 요청 기관에서 정보주체의 동의서를 받아 제공하는 경우 동의서에 법 제18조 제3항에 따른 필수 고지사항 기재 여부를 반드시 확인 후 제공(고지할 사항이 누락된 경우 정보제공 불가)
개인정보보호법 제24조의2에 의거, 주민등록번호는 정보주체의 동의서를 근거로 제공할 수 없음(시행일: 2014.8.7.)

자료제공 업무처리 기준

업무처리절차

기본 원칙 : 접수부서에서 “Ⅱ.제공기준”에 의하여 제공 여부를 종합적으로 판단 후 처리함을 원칙으로 하되, 중대 사안에 대해 KF 정보보호위원회의 의결이 필요한 경우 의결 결과에 따라 처리
정보보호위원회 심의가 필요한 경우 : 개인정보의 처리부서의 장(관련 규정 등에서 정한 개인정보 업무를 취급 처리하는 부서의 장)이 심의안건 부의서를 작성하여 문서로 안건 제출(정보보호위원회 공동간사인 경영관리부장에게 협조공문으로 제출)

자료제공 처리기준

개인정보 자료 제공은 부득이한 경우를 제외하고는 전자결재 의한 문서회신을 원칙으로 함.
- 회신 문서에는 다음 사항을 반드시 기재
  - 이용목적, 이용방법, 이용기간, 이용형태의 제한사항
  - 개인정보의 안정성 확보를 위해 필요한 구체적인 조치사항

표준 회신문안

한국국제교류재단의 자료는 개인의 사생활과 밀접한 관련이 있는 개인정보이므로「개인정보보호법령」등에 맞게 이용 및 관리하시기 바랍니다.
요청 목적 외의 용도로 이용하거나, 정보주체의 동의 없이 다른 기관에 재제공하는 행위는 금지됩니다.
개인정보를 제공받은 목적이 달성된 후에는 반드시 완전히 파기하는 등 「개인정보보호법」에 따라 안전성 확보를 위한 조치를 해주시기 바랍니다.
관계 법률 등에 따라 한국국제교류재단이 제공한 내용은 신고사항 등에 기초한 자료이므로 향후 변동될 수 있습니다.

- 요청 기관 직원이 한국국제교류재단을 방문하여 제공하는 경우
  - 제공되는 개인정보 자료는 암호화 조치
  - 반출된 보조기억매체는 요청 기관의 제공자료 확인 조치 후 즉시 회수하여 저장된 개인정보 삭제 처리
  - 보조기억매체(USB, CD, 디스켓 등) 반·출입 절차에 대해서는 USB매체제어시스템 기록대장에 등록 후 처리
기타의 방법으로 자료제공이 필요한 경우는 안전성 조치 등에 대해 개인정보보호담당자와 협의를 거쳐 제공